회의록은 회의를 통해 나온 말들을 요약한 문서다. 참석하지 않은 사람이 회의록만 봐도 어떤 내용이 오갔는지 알 수 있어야 한다. 만약 당신이 신입사원인데 사수가 회의록 작성을 부탁한다면, 당신의 업무 처리 능력을 테스트 한다고 생각해도 좋다. 뭐든 기본이 중요하다. 기본만 지켜도 절반은 간다.
- 시간/장소/참석자/개요/주제를 적는다.
- 주제(Agenda)는 최대한 간결하게 적는다.
- 회의 후 해야 할 일(Action Plan)을 적는다.
- 위 문서를 최대한 빠르게 공유한다.
정리된 기록은 프로젝트 완성도를 높인다.
프로젝트를 맡아서 진행하게 되면 기록이 중요하다. 잘 정리된 업무 단위(Task)별 문서는 프로젝트의 완성도를 높인다. 중간에 다른 멤버가 프로젝트에 합류하더라도 업무에 대한 이해가 쉽다. 보통 회의록은 고객사를 상대하는 을(乙) 측에서 작성할 가능성이 높다. 갑(甲) 입장에서는 을(乙)이 작성한 회의록을 보면서 상대의 업무 능력을 평가한다. 문서로의 첫인상이다.
언급된 내용을 모두 적는 게 아니다.
회의록은 회의에서 언급된 내용을 모두 적는 게 아니다. 중요하지 않은 내용은 적지 않아도 된다. 내용을 놓칠까 불안하다면 녹음을 하는 것도 하나의 방법이다. 여러번 작성하면 요약하는 역량이 생긴다. 요약이 된다는 것은 내용이 머릿 속에 정리되었다는 의미다. 내용을 주제(Agenda) 단위로 정리하자.
바로 공유하지 말고 읽어보자.
회의록은 본인만을 위한 문서가 아니다. 여러 사람이 본다는 의미다. 때문에 디테일에 신경써야 한다. 오타가 없는지, 내용이 정확한지를 체크한다. 자신이 쓴 글에서 오타를 찾기란 생각보다 힘들다. 이럴 땐, 프린터로 출력하거나 모바일로 읽으면 보일 가능성이 높다. 초등학교 6학년이 문서를 읽는다고 생각하면 글이 쉬워진다.
끝나고 각자 할 일을 공유한다.
회의록을 주제별로 정리하는 것도 중요하지만 그보다 중요한 것은 액션 플랜이다. 앞으로 무엇을 할 것인지를 갑, 을 혹은 팀별로 정리한다. 이게 완성되지 않으면 각자 업무를 미루게 된다. 업무가 공중에 뜨게 되며, 프로젝트가 지연되는 결과를 낳는다. 회의록을 적은 사람도 시간이 지나면 회의 내용을 기억하기 힘들다. 때문에 액션 플랜 정리에 신경을 써야 회의록 잘 쓴다는 얘기를 듣는다.
회의록을 작성하는 방법에 대해 정리해봤다. 회의록은 막내가 작성하는 게 아니다. 프로젝트 담당자가 작성해야 한다. 신입사원도 언젠가 PM이 된다. 프로젝트를 제대로 관리하려면 회의록 작성 역량이 필요하다. 회의록은 빠른 공유가 핵심이다. 개인적으로 에버노트 앱을 추천드린다. 덧붙이자면 독서 노트를 적는 습관을 들이면 요약하는 역량을 키우기 좋다.